Rövid válasz: mit kell összegyűjteni iratátadáskor?

Felszámoláskor az ügyvezetőnek össze kell gyűjtenie és át kell adnia a felszámolónak a cég könyvelési iratait, szerződéseit, számláit, bankszámlakivonatait, vevő-szállító analitikáját, adófolyószámláját, bér- és munkaügyi dokumentumait, vagyontárgyainak listáját, folyamatban lévő ügyeinek iratait, valamint a záróleltárt, tevékenységet lezáró mérleget, zárómérleget és adóbevallásokat. A törvény szerint ezek jelentős részét a felszámolás kezdő időpontját követő 30 napon belül kell átadni a felszámolónak és az adóhatóságnak.

Miért érdemes az iratokat már a baj előtt rendezni?

A felszámolás egyik legnagyobb gyakorlati problémája nem mindig maga a tartozás, hanem az, hogy az ügyvezető nem tudja gyorsan, pontosan és bizonyítható módon bemutatni a cég valós helyzetét.

Amikor a felszámoló megkeresi a céget, már nem elég általánosságban azt mondani, hogy:

„A könyvelőnél van minden.”
„Majd összeszedjük.”
„Valahol megvannak a szerződések.”
„A számlák nagy része elektronikusan van.”
„A banki anyagokat majd letöltjük.”
„A munkavállalói iratok nincsenek kéznél.”

Felszámolás alatt az iratok rendezettsége az ügyvezető egyik legfontosabb védelmi pontja.

Aki az iratait rendezetten adja át, az sok későbbi vitát és felelősségi kockázatot előzhet meg.

Ezért az iratátadást nem akkor kell elkezdeni átgondolni, amikor már megérkezett a felszámoló első felszólítása. Már felszámolási kockázat esetén érdemes előkészíteni a dokumentumokat.

1. Miért ilyen fontos az iratátadás felszámoláskor?

A felszámoló az iratok alapján tudja megállapítani:

milyen vagyona van a cégnek,
milyen tartozások állnak fenn,
kik a hitelezők,
kik tartoznak a cégnek,
milyen szerződések élnek,
milyen munkavállalói kötelezettségek vannak,
milyen peres vagy végrehajtási ügyek futnak,
történt-e gyanús vagy kockázatos vagyonmozgás,
van-e tagi kölcsön, pénztárhiány vagy kapcsolt vállalkozási elszámolás,
a könyvelés valós képet ad-e a cég helyzetéről.

A törvény az ügyvezető számára kifejezetten előírja, hogy a felszámolás kezdő időpontját követő 30 napon belül záróleltárt, tevékenységet lezáró mérleget, zárómérleget és adóbevallást kell készíteni, ezeket át kell adni a felszámolónak és az adóhatóságnak, továbbá iratjegyzéket kell készíteni, és a vagyont leltár szerint át kell adni.

Ez nem puszta adminisztráció.

Ez az a pont, ahol az ügyvezető bizonyítani tudja, hogy:

együttműködik,
nem hallgat el iratokat,
nem tűnt el vagyon,
a könyvelés áttekinthető,
a cég helyzete feltárható,
a felszámoló megkapta a szükséges információkat.
2. Mi történhet, ha az iratátadás hiányos vagy késik?

Ha az ügyvezető késve, hiányosan vagy pontatlanul adja át az iratokat, az többféle kockázatot okozhat.

A bíróság pénzbírsággal sújthatja azt a vezetőt, aki a törvényben meghatározott kötelezettségeit elmulasztja, késedelmesen teljesíti, valótlan adatokat közöl, vagy nem teljesíti a felszámolóval való együttműködési kötelezettségét. A bírság mértéke a felszámolás kezdő időpontját megelőző évben felvett bevétel 50%-áig, vagy ha ez nem állapítható meg, 2 millió forintig terjedhet.

A kockázat nemcsak bírság lehet.

A hiányos iratátadás miatt:

nehezebb feltárni a cég vagyonát,
vitássá válhat, mi volt a cégben,
nem látható pontosan, kik a hitelezők,
problémás lehet a hitelezői igények kezelése,
magyarázatra szorulhatnak pénzmozgások,
felmerülhet a könyvelés rendezetlensége,
nőhet az ügyvezető személyes felelősségi kockázata,
a felszámoló szakértőt vonhat be a hiányzó feladatok pótlására.

Ezért az iratátadásnál nem az a cél, hogy „valamit küldjünk”, hanem az, hogy teljes, rendszerezett és bizonyítható átadás történjen.

3. Mikor kell elkezdeni az iratok összegyűjtését?

Ideális esetben nem akkor, amikor már jogerősen elrendelték a felszámolást.

Az iratokat már akkor érdemes rendezni, ha:

hitelezői felszólítás érkezett,
felszámolási kérelemmel fenyegetnek,
felszámolási kérelmet kapott a cég,
végrehajtás indult,
a NAV-tartozás tartóssá vált,
a cég nem tudja fizetni a szállítóit,
a könyvelésben rendezetlen tételek vannak,
tagi kölcsön, pénztárhiány vagy kapcsolt vállalkozási elszámolás van,
a cég fizetésképtelenségi helyzet közelébe került.

Ha a felszámolást már elrendelték, a felszámolás kezdő időpontja a jogerős végzés közzétételének napja, és ettől a ponttól több határidő is indul. A hitelezőknek például a felszámolást elrendelő végzés közzétételétől számított 40 napon belül kell bejelenteniük ismert követeléseiket a felszámolónak.

Ezért az ügyvezetőnek nagyon gyorsan kell tudnia válaszolni arra, hogy:

kik a hitelezők,
milyen tartozások vannak,
milyen iratok igazolják ezeket,
milyen vagyon van a cégben,
mi vitatott és mi elismert,
mit tud átadni azonnal.
4. Könyvelési iratok: mit kell összegyűjteni?

A könyvelési iratanyag a felszámolási iratátadás alapja.

Ezekből látszik, hogy a cégnek milyen vagyona, tartozása, követelése, adókötelezettsége és pénzügyi múltja van.

Könyvelési dokumentumok listája

Gyűjtse össze:

főkönyvi kivonatokat,
naplófőkönyvet vagy könyvelési naplókat,
vevő analitikát,
szállító analitikát,
tárgyi eszköz kartonokat,
készletnyilvántartást,
pénztárjelentéseket,
banki könyvelési kartonokat,
adóbevallásokat,
áfabevallásokat,
társaságiadó-bevallásokat,
helyi iparűzési adó bevallásokat,
járulékbevallásokat,
éves beszámolókat,
mérlegeket,
eredménykimutatásokat,
kiegészítő mellékleteket,
tagi kölcsön nyilvántartást,
kapcsolt vállalkozási elszámolásokat,
elhatárolások és céltartalékok dokumentumait,
leltárakat,
selejtezési jegyzőkönyveket.
Mire figyeljen az ügyvezető?

A könyvelési iratok ne csak létezzenek, hanem egyezzenek is egymással.

Külön ellenőrizni kell:

egyezik-e a főkönyv a vevő-szállító analitikával,
egyezik-e a bankszámla a könyveléssel,
egyezik-e a pénztár könyvelési és tényleges állománya,
van-e nyitott, tisztázatlan szállítói tétel,
van-e behajthatatlan vagy vitatott vevőkövetelés,
van-e könyvelt, de ténylegesen nem létező készlet,
rendezett-e a tagi kölcsön,
vannak-e kapcsolt vállalkozási tételek.
Tipikus hiba

Az ügyvezető azt gondolja, hogy a könyvelési anyag „megvan”, de amikor a felszámoló kéri, kiderül, hogy a főkönyv nem egyezik az analitikákkal, a pénztár problémás, a vevőkövetelések egy része behajthatatlan, a tagi kölcsön dokumentálatlan.

5. Számlák és bizonylatok: mit kell rendezni?

A számlák és bizonylatok alapján lehet ellenőrizni, hogy a könyvelésben szereplő tételek mögött valódi gazdasági esemény áll-e.

Kimenő számlák

Gyűjtse össze:

minden kimenő számlát,
módosító számlákat,
sztornó számlákat,
előlegszámlákat,
végszámlákat,
teljesítési igazolásokat,
szállítóleveleket,
vevői reklamációkat,
jóváírásokat,
kimenő számlákhoz kapcsolódó szerződéseket.
Bejövő számlák

Gyűjtse össze:

minden bejövő számlát,
szállítói szerződéseket,
megrendeléseket,
teljesítési igazolásokat,
szállítóleveleket,
vitatott szállítói tételek dokumentumait,
jóváírásokat,
részfizetési megállapodásokat,
egyenlegközlőket.
Mire figyeljen?

Külön jelölni kell:

mely számlák fizetettek,
melyek részben fizetettek,
melyek vitatottak,
melyek lejártak,
melyekhez kapcsolódik per, fizetési meghagyás vagy végrehajtás,
melyek kapcsolt vállalkozással szemben állnak fenn.
Tipikus hiba

A cég csak a számlákat adja át, de nem adja mellé a szerződéseket, teljesítési igazolásokat, szállítóleveleket vagy levelezéseket.

Ez különösen akkor baj, ha a hitelezői igény vitatott.

6. Szerződések: mit kell előkészíteni?

A felszámolónak tudnia kell, milyen szerződésekből eredhet követelés, tartozás, kötelezettség vagy jogvita.

Átadandó szerződések

Készítsen listát és gyűjtse össze:

vevői szerződéseket,
szállítói szerződéseket,
bérleti szerződéseket,
lízingszerződéseket,
hitelszerződéseket,
kölcsönszerződéseket,
tagi kölcsön szerződéseket,
garanciavállalásokat,
kezességvállalásokat,
zálogszerződéseket,
biztosítéki szerződéseket,
szolgáltatási szerződéseket,
keretszerződéseket,
alvállalkozói szerződéseket,
munkaszerződéseket,
kapcsolt vállalkozási szerződéseket,
domain-, tárhely- és szoftver-előfizetési szerződéseket,
biztosítási szerződéseket,
pályázati és támogatási szerződéseket.
Szerződéslista javasolt oszlopai

A szerződéslistában legyen:

szerződő fél neve,
szerződés tárgya,
szerződés dátuma,
határozott vagy határozatlan időtartam,
havi vagy egyszeri díj,
fennálló tartozás vagy követelés,
biztosíték,
felmondási feltétel,
teljesítés állapota,
vitatott pont,
kapcsolódó számlák,
kapcsolattartó.
Tipikus hiba

Az ügyvezető csak az aktív szerződéseket adja át, de nem adja át a már felmondott, vitás vagy követelést keletkeztető szerződéseket.

Felszámolás alatt a régi szerződések is fontosak lehetnek, ha azokból tartozás, követelés vagy jogvita ered.

7. Bankszámlakivonatok és pénzmozgások

A bankszámlakivonatok a felszámolási átvilágítás egyik legfontosabb forrásai.

Ezekből látszik:

ki kapott pénzt,
mikor történt fizetés,
volt-e szelektív hitelezői kifizetés,
történt-e kapcsolt vállalkozási átutalás,
volt-e tagi kölcsön visszafizetés,
volt-e készpénzfelvétel,
történt-e vagyoni kimentésre utaló pénzmozgás,
maradt-e pénz a bankszámlán.
Mit kell összegyűjteni?
minden bankszámlakivonatot,
devizaszámla-kivonatokat,
banki szerződéseket,
hitelszerződéseket,
folyószámlahitel-szerződéseket,
bankgarancia dokumentumokat,
hitelkártya-kimutatásokat,
banki díj- és kamatkimutatásokat,
inkasszóval kapcsolatos iratokat,
végrehajtási letiltásokat,
banki zárolásokról szóló értesítéseket.
Mire figyeljen külön?

Külön jelölje:

nagy összegű utalások,
kapcsolt vállalkozási utalások,
készpénzfelvételek,
tagi kölcsön visszafizetések,
tulajdonosnak vagy ügyvezetőnek történt kifizetések,
hitelezői nyomás alatt történt kifizetések,
NAV-inkasszó,
végrehajtói levonások.
Tipikus hiba

A bankszámlakivonatokat átadják, de nem készül magyarázat a nagyobb vagy érzékeny pénzmozgásokról.

Pedig felszámolás előtt és alatt ezek a tételek később kérdéseket vethetnek fel.

8. Vevő-szállító lista: miért kulcsfontosságú?

A vevő-szállító lista mutatja meg, hogy:

kik tartoznak a cégnek,
kinek tartozik a cég,
mely követelések behajthatók,
mely tartozások lejártak,
mely tételek vitatottak,
milyen hitelezői igények várhatók.
Vevőlista

A vevőlistában szerepeljen:

vevő neve,
követelés összege,
számlaszám,
esedékesség,
lejárat napjainak száma,
részfizetés,
vitatott vagy elismert státusz,
behajtási állapot,
kapcsolódó szerződés,
kapcsolattartó,
peres vagy fizetési meghagyásos előzmény.
Szállítólista

A szállítólistában szerepeljen:

hitelező neve,
tartozás összege,
számlaszám,
jogcím,
esedékesség,
lejárt napok száma,
részfizetés,
vitatott vagy elismert státusz,
felszólítás érkezett-e,
van-e felszámolási kérelem,
van-e per, fizetési meghagyás vagy végrehajtás,
kapcsolt vállalkozási érintettség.
Tipikus hiba

A cég csak egy főkönyvi szállítólistát ad át, de nem jelöli, hogy mely tartozások vitatottak, melyek lejártak, melyikhez érkezett felszólítás, melyik kapcsolt vállalkozás, és melyikhez tartozik bírósági vagy végrehajtási ügy.

Ez a felszámoló munkáját is nehezíti, és az ügyvezető együttműködését is gyengébbnek mutathatja.

9. NAV-adófolyószámla és adózási iratok

A NAV-adófolyószámla felszámolási helyzetben kiemelt dokumentum.

Ebből látszik:

van-e adótartozás,
milyen adónemben van tartozás,
van-e túlfizetés,
van-e késedelmi pótlék,
volt-e végrehajtás,
volt-e inkasszó,
vannak-e rendezetlen bevallások,
történt-e részletfizetés vagy fizetési könnyítés.
Adózási dokumentumok

Gyűjtse össze:

NAV-folyószámlát,
adóbevallásokat,
áfabevallásokat,
járulékbevallásokat,
társaságiadó-bevallást,
iparűzési adó bevallásokat,
cégautóadó bevallásokat,
rehabilitációs hozzájárulás bevallást, ha releváns,
határozatokat,
végrehajtási iratokat,
fizetési könnyítés iratait,
részletfizetési határozatokat,
pótlékértesítőket,
önellenőrzési dokumentumokat,
adóellenőrzési jegyzőkönyveket.
Tipikus hiba

Az ügyvezető csak annyit tud, hogy „van NAV-tartozás”, de nem tudja megmondani, mely adónemekben, mekkora összegben, milyen esedékességgel és milyen végrehajtási előzménnyel.

Felszámoláskor ez nem elég.

10. Munkavállalói és bérdokumentumok

A munkavállalói iratok különösen érzékenyek, mert itt egyszerre van jelen jogi, pénzügyi és emberi felelősség.

A törvény szerint a felszámolás elrendeléséről a munkavállalókat, szakszervezeteket és üzemi tanácsot haladéktalanul tájékoztatni kell.

Mit kell összegyűjteni?
munkaszerződéseket,
munkaköri leírásokat,
bérkartonokat,
jelenléti íveket,
szabadságnyilvántartásokat,
táppénzes iratokat,
felmondási iratokat,
végkielégítési adatokat,
munkáltatói igazolásokhoz szükséges adatokat,
bérszámfejtési dokumentumokat,
járulékbevallásokat,
letiltásokat,
cafeteria dokumentumokat,
munkavállalói tartozáslistát,
munkabérhátralék listát,
munkavállalók elérhetőségeit.
Munkavállalói lista javasolt tartalma

A listában szerepeljen:

munkavállaló neve,
munkaviszony kezdete,
munkakör,
bruttó bér,
kifizetetlen bér,
szabadságállomány,
felmondási idő,
végkielégítés lehetősége,
járuléktartozás érintettsége,
munkaviszony állapota.
Tipikus hiba

A cég nem tudja pontosan megmondani, kinek mennyi bérrel tartozik, hány nap szabadság maradt, vannak-e kilépő papírok, és milyen járulékbevallások kapcsolódnak az érintett időszakhoz.

Ez felszámoláskor komoly problémát okozhat.

11. Vagyonleltár: mit kell bemutatni?

A vagyonleltár célja, hogy a felszámoló pontosan lássa, milyen vagyont lehet bevonni az eljárásba.

A felszámolás kezdő időpontjától a cég vagyonával kapcsolatos jognyilatkozatot főszabály szerint csak a felszámoló tehet, és a cég nevét „felszámolás alatt” vagy „f. a.” toldattal kell használni.

Vagyonelemek listája

Gyűjtse össze:

bankszámlapénzt,
pénztárt,
vevőköveteléseket,
készletet,
árukészletet,
alapanyagokat,
befejezetlen termelést,
gépeket,
berendezéseket,
szerszámokat,
járműveket,
ingatlanokat,
informatikai eszközöket,
bútorokat,
immateriális javakat,
licenceket,
domainneveket,
szoftvereket,
márkaneveket,
weboldalakat,
követeléseket kapcsolt vállalkozásokkal szemben,
peres követeléseket,
biztosítékokat.
Mit kell minden vagyontárgynál feltüntetni?
megnevezés,
leltári szám,
könyv szerinti érték,
becsült piaci érték,
beszerzés dátuma,
állapot,
helyszín,
használó személy vagy cég,
biztosíték vagy zálogjog,
kapcsolódó szerződés,
hiány vagy eltérés,
fénykép vagy dokumentáció.
Tipikus hiba

A tárgyi eszköz lista papíron létezik, de az ügyvezető nem tudja megmondani, hol vannak ténylegesen az eszközök.

Felszámolásban ez különösen kockázatos.

12. Folyamatban lévő ügyek és jogviták

A felszámolónak minden folyamatban lévő ügyről tudnia kell.

Ide tartozhatnak:
bírósági perek,
fizetési meghagyások,
végrehajtási ügyek,
NAV-eljárások,
önkormányzati adóügyek,
munkaügyi viták,
fogyasztóvédelmi ügyek,
környezetvédelmi ügyek,
biztosítási ügyek,
garanciális ügyek,
vevői reklamációk,
szállítói viták,
támogatási elszámolások,
pályázati kötelezettségek.

A törvény az ügyvezetőtől kifejezetten megköveteli, hogy a folyamatban lévő ügyekről és eljárásokról tájékoztatást adjon a felszámolónak.

Folyamatban lévő ügyek listája

A listában legyen:

ügy megnevezése,
érintett fél,
ügyszám,
eljáró bíróság vagy hatóság,
ügyvéd neve,
követelés összege,
eljárás állása,
következő határidő,
várható kockázat,
kapcsolódó iratok helye.
Tipikus hiba

Az ügyvezető nem jelzi időben a folyamatban lévő pereket vagy fizetési meghagyásos ügyeket, ezért határidők veszhetnek el, vagy a felszámoló későn szerez tudomást fontos követelésekről.

13. Elektronikus iratok és hozzáférések

Ma már sok cég iratanyaga nem papíron van.

Ezért felszámoláskor külön listát kell készíteni az elektronikus rendszerekről is.

Elektronikus hozzáférések

Gyűjtse össze:

számlázóprogram hozzáféréseket,
könyvelőprogram hozzáférést,
banki exportokat,
cégkapu-hozzáférési információkat,
e-mail fiókokat,
webtárhely hozzáféréseket,
domain admin hozzáféréseket,
webshop admin felületet,
CRM rendszert,
ERP rendszert,
bérszámfejtő rendszert,
felhőalapú tárhelyeket,
dokumentumtárakat,
online szerződéskezelő rendszereket,
közösségi vagy hirdetési fiókokat, ha üzleti vagyoni értékük van.
Mire figyeljen?

Az elektronikus átadásnál is legyen dokumentáció:

milyen rendszerhez adott hozzáférést,
milyen jogosultsági szinttel,
mikor,
kinek,
milyen formában,
milyen adatok találhatók benne.
Tipikus hiba

A cég papíralapú iratokat ad át, de a számlázóprogram, banki export, webshop, e-mail fiók és felhőtárhely hozzáférései kimaradnak.

Ez hiányos átadásnak minősülhet gyakorlati értelemben.

14. Hiányzó iratok: mit kell tenni?

Nem minden cégnél tökéletes az iratanyag.

Előfordulhat, hogy:

eltűntek számlák,
hiányzik egy szerződés,
nincs teljesítésigazolás,
megszűnt egy e-mail fiók,
a könyvelőnél van az anyag,
előző ügyvezetőnél maradt dokumentum,
egyes papírok sérültek,
nem készült megfelelő leltár,
hiányos a pénztárdokumentáció.

A legrosszabb megoldás a hallgatás.

Helyes eljárás hiányzó irat esetén

Írásban jelezni kell:

pontosan melyik irat hiányzik,
milyen időszakot érint,
miért hiányzik,
kinél lehet,
milyen pótlási lépés történt,
milyen más dokumentummal igazolható az adott gazdasági esemény,
mikorra várható a pótlás.
Példa megfogalmazásra

„A 2024. évi X Kft.-vel kötött szerződés eredeti példánya jelenleg nem áll rendelkezésre. A teljesítéshez kapcsolódó számlák, banki bizonylatok és e-mailes rendelés-visszaigazolások átadásra kerülnek. Az eredeti szerződés felkutatása folyamatban van, a korábbi kapcsolattartót megkerestük.”

Tipikus hiba

Az ügyvezető eltitkolja a hiányt, vagy nem jelzi írásban.

Ez később sokkal rosszabb, mintha időben, dokumentáltan jelezte volna a problémát.

15. Hogyan nézzen ki az átadási jegyzék?

Az átadási jegyzék az ügyvezető egyik legfontosabb védelmi dokumentuma.

Nem elég azt mondani, hogy „átadtuk az iratokat”. Bizonyítani kell, hogy mit adtak át.

Az átadási jegyzék tartalmazza:
átadó neve,
átvevő neve,
cég neve,
felszámoló neve,
átadás dátuma,
átadás helye vagy módja,
iratcsoport megnevezése,
időszak,
darabszám vagy fájlszám,
formátum,
adathordozó megnevezése,
elektronikus hozzáférések listája,
hiányzó iratok listája,
megjegyzések,
aláírások.
Javasolt iratcsoportok az átadási jegyzékben:
társasági iratok,
könyvelési iratok,
adózási iratok,
számlák,
banki iratok,
pénztár iratok,
szerződések,
vevő-szállító analitikák,
munkavállalói dokumentumok,
béranyagok,
vagyontárgyak listája,
készletlista,
tárgyi eszköz lista,
tagi kölcsön dokumentumok,
kapcsolt vállalkozási iratok,
peres és végrehajtási iratok,
elektronikus hozzáférések,
hiányzó iratok jegyzéke.
Tipikus hiba

Az iratokat e-mailben vagy dobozban átadják, de nincs tételes lista.

Ez később bizonyítási problémát okozhat.

16. Mit érdemes még felszámolás előtt külön ellenőrizni?
Tagi kölcsön

Van-e dokumentált szerződés?
Mikor keletkezett?
Volt-e visszafizetés?
Ki a jogosult?
Kapcsolódik-e tulajdonoshoz vagy ügyvezetőhöz?

Pénztár

A könyvelés szerinti pénztár ténylegesen megvan?
Van-e pénztárhiány?
Vannak-e készpénzfelvételek?
Ki kezelte a pénztárat?

Kapcsolt vállalkozások

Volt-e kapcsolt cég felé kifizetés?
Volt-e eszközátadás?
Volt-e követelésengedményezés?
Piaci áron történtek-e az ügyletek?

Nagy értékű eszközök

Hol vannak a járművek, gépek, informatikai eszközök?
Ki használja őket?
Van-e rajtuk lízing, zálogjog vagy biztosíték?

Vitatott követelések

Mely vevők vitatják a tartozásukat?
Mely szállítói követeléseket vitatja a cég?
Van-e írásos vitatás?

17. Tipikus hibák iratátadáskor
1. Az ügyvezető túl későn kezd iratokat gyűjteni

A felszámoló megkeresése után már rövid határidők és erős nyomás alatt kell dolgozni.

2. Nincs teljes könyvelési kép

Főkönyv van, de nincs analitika. Számlák vannak, de nincs szerződés. Bankkivonat van, de nincs magyarázat a pénzmozgásokra.

3. A pénztár nincs rendezve

A könyvelésben szereplő pénztárállomány ténylegesen nem áll rendelkezésre.

4. Tagi kölcsön dokumentálatlan

Nincs szerződés, nincs pontos kimutatás, nincs visszafizetési nyom.

5. Kapcsolt vállalkozási ügyletek nincsenek külön feltárva

A kapcsolt céges kifizetések és elszámolások felszámoláskor érzékeny pontok lehetnek.

6. Nincs hitelezői és követeléslista

A felszámoló nem látja gyorsan, kinek tartozik a cég, és kik tartoznak a cégnek.

7. Nincs átadási jegyzék

Ez később vitát okozhat arról, hogy mit adtak át és mit nem.

8. Nem jelzik a hiányzó iratokat

A hiányt nem elrejteni kell, hanem dokumentáltan kezelni.

18. Gyors gyakorlati iratlista ügyvezetőknek
Könyvelés
főkönyvi kivonat,
vevő analitika,
szállító analitika,
tárgyi eszköz karton,
készletnyilvántartás,
pénztárjelentés,
tagi kölcsön kimutatás,
kapcsolt vállalkozási elszámolás,
beszámolók,
adóbevallások.
Szerződések
vevői szerződések,
szállítói szerződések,
bérleti szerződések,
lízingszerződések,
hitelszerződések,
kölcsönszerződések,
biztosítéki szerződések,
kapcsolt vállalkozási szerződések.
Számlák és bizonylatok
kimenő számlák,
bejövő számlák,
teljesítési igazolások,
szállítólevelek,
jóváírások,
módosító számlák,
banki bizonylatok,
pénztárbizonylatok.
Bank és pénz
bankszámlakivonatok,
devizaszámla-kivonatok,
banki szerződések,
hitelszerződések,
inkasszó iratok,
készpénzfelvételek dokumentumai.
NAV és adó
NAV-folyószámla,
áfabevallások,
járulékbevallások,
társaságiadó-bevallás,
helyi iparűzési adó bevallás,
határozatok,
végrehajtási iratok,
fizetési könnyítési iratok.
Munkavállalók
munkaszerződések,
bérkartonok,
jelenléti ívek,
szabadságnyilvántartás,
felmondási iratok,
bérhátralék lista,
járulékadatok,
munkáltatói igazolásokhoz szükséges adatok.
Vagyon
tárgyi eszköz lista,
készletlista,
járműlista,
ingatlanok adatai,
követelések listája,
domainnevek,
szoftverek,
licencek,
vagyontárgyak helye,
fényképes dokumentáció, ha szükséges.
Folyamatban lévő ügyek
perek,
fizetési meghagyások,
végrehajtások,
NAV-ügyek,
munkaügyi ügyek,
vevői reklamációk,
szállítói viták,
biztosítási ügyek,
támogatási elszámolások.
Elektronikus hozzáférések
számlázóprogram,
könyvelőprogram,
banki exportok,
cégkapu,
e-mail fiókok,
webtárhely,
domain admin,
webshop admin,
CRM,
ERP,
felhőalapú tárhely.
19. Mit tegyen az ügyvezető, ha még nincs felszámolás, de már baj lehet?
1. Kérjen friss főkönyvet és analitikákat

Ne várja meg, amíg a felszámoló kéri.

2. Készítsen tartozáslistát

Külön jelölje a lejárt, vitatott, részben fizetett és kapcsolt vállalkozási tételeket.

3. Ellenőrizze a NAV-folyószámlát

Tudnia kell, milyen adónemben van tartozás vagy túlfizetés.

4. Rendezze a pénztárat és tagi kölcsönt

Ezek felszámoláskor különösen érzékeny területek.

5. Készítsen szerződéslistát

Ne csak az aktív szerződéseket, hanem a vitás és megszűnt szerződéseket is gyűjtse össze.

6. Készítsen vagyonlistát

Pontosan tudni kell, mi van a cég tulajdonában és hol található.

7. Készítsen iratátadási tervet

Az iratátadás legyen tételes, bizonyítható és hiánykezeléssel együtt dokumentált.

Gyakori kérdések
Mit kell átadni felszámoláskor?

Felszámoláskor át kell adni többek között a záróleltárt, tevékenységet lezáró mérleget, zárómérleget, adóbevallásokat, iratjegyzéket, irattári anyagot, vagyont leltár szerint, könyvelési iratokat, szerződéseket, számlákat, bankszámlakivonatokat, vevő-szállító listákat, adófolyószámlát és folyamatban lévő ügyek dokumentumait.

Mennyi idő van az iratátadásra felszámoláskor?

A törvény szerint a felszámolás kezdő időpontját követő 30 napon belül kell elkészíteni és átadni több lényeges záró számviteli dokumentumot, köztük a záróleltárt, tevékenységet lezáró mérleget, zárómérleget és adóbevallásokat.

Miért fontos az átadási jegyzék?

Az átadási jegyzék bizonyítja, hogy az ügyvezető mit, mikor és milyen formában adott át a felszámolónak. Enélkül később vita alakulhat ki arról, hogy mely iratok kerültek átadásra és melyek hiányoznak.

Mit tegyen az ügyvezető, ha hiányzik egy irat?

A hiányzó iratot írásban jelezni kell a felszámolónak. Meg kell nevezni, melyik irat hiányzik, miért nem áll rendelkezésre, hol lehet fellelhető, milyen lépés történt a pótlására, és milyen más dokumentumokkal igazolható az érintett ügylet.

Elég, ha a könyvelő adja át az iratokat?

A könyvelő segíthet az iratok előkészítésében, de az ügyvezető együttműködési, tájékoztatási és iratátadási kötelezettsége nem szűnik meg. Az ügyvezetőnek célszerű ellenőriznie, hogy az átadás teljes, határidőben történő és dokumentált legyen.

Mi történhet, ha az ügyvezető nem adja át az iratokat?

Ha az ügyvezető elmulasztja vagy késedelmesen teljesíti az iratátadási kötelezettségeit, valótlan adatokat közöl, vagy nem működik együtt a felszámolóval, bírságolási és felelősségi kockázat merülhet fel.

Összegzés

Az iratátadás felszámoláskor nem egyszerű adminisztratív feladat.

Ez az egyik legfontosabb pont, ahol az ügyvezető bizonyítani tudja, hogy együttműködően, átláthatóan és felelősen jár el.

A legfontosabb iratcsoportok:

könyvelési iratok,
szerződések,
számlák,
bankszámlakivonatok,
vevő-szállító listák,
NAV-adófolyószámla,
munkavállalói dokumentumok,
bériratok,
vagyonleltár,
tárgyi eszköz lista,
készletlista,
tagi kölcsön dokumentáció,
pénztár iratok,
kapcsolt vállalkozási ügyletek,
folyamatban lévő ügyek,
peres és végrehajtási dokumentumok,
elektronikus hozzáférések.

A jó iratátadás nem azt jelenti, hogy az ügyvezető gyorsan átad néhány doboz papírt.

A jó iratátadás:

rendszerezett,
tételes,
ellenőrizhető,
átadási jegyzékkel dokumentált,
jelzi a hiányokat,
bemutatja a vagyont,
bemutatja a tartozásokat,
segíti a felszámoló munkáját,
védi az ügyvezető pozícióját.

Aki az iratait rendezetten adja át, az sok későbbi vitát és felelősségi kockázatot előzhet meg.

CTA blokk
Nem biztos benne, hogy felszámoláskor mit kellene átadnia?

Ha a cég felszámolási kockázat előtt áll, felszámolási kérelmet kapott, vagy már felszámoló kereste meg, ne kapkodva kezdje el összegyűjteni az iratokat.

Segítünk gyorsan átlátni:

milyen könyvelési iratokra lesz szükség,
milyen szerződéseket kell összegyűjteni,
hogyan kell összeállítani a vevő-szállító listát,
mire kell figyelni a NAV-folyószámlán,
hogyan kell előkészíteni a munkavállalói dokumentumokat,
hogyan kell kezelni a tagi kölcsönt és pénztárhiányt,
hogyan kell elkészíteni a vagyonleltárt,
hogyan kell dokumentálni az iratátadást,
hogyan kell jelezni a hiányzó iratokat,
milyen ügyvezetői felelősségi kockázatok merülhetnek fel.

Ne akkor derüljön ki, hogy hiányzik egy szerződés, bankszámlakivonat vagy könyvelési analitika, amikor a felszámoló már kéri.

Küldje el nekünk a rendelkezésre álló könyvelési listákat, szerződéseket, NAV-folyószámlát vagy felszámolói megkeresést, és kérjen gyors szakértői iratátadási áttekintést.

Egy jól előkészített iratátadás sokkal kevesebbe kerülhet, mint egy későbbi vita arról, mit mulasztott el az ügyvezető.

• felszámolás
• Iratátadás
• átadási jegyzék
• könyvelési iratok
• szerződések